Телефонные совещания являются частью повседневной практики для многих организаций. Они успешно применяются реагирования в в кризисных ситуациях и целого ряда других задач. Участниками телефонных совещаний могут быть сотрудники из разных офисов компании, сотрудники, находящиеся в командировке, клиенты или партнеры. Во многих случаях телефонное совещание - единственный доступный способ быстро обсудить возникающие вопросы.
Использование современной системы для организации и проведения телефонных совещаний обеспечивает возможности
Совещание пройдет гораздо успешнее, если к телефонному разговору добавить возможность совместного просмотра электронных документов, - проектных материалов, схем, таблиц финансовых показателей, текстовых документов, - и внесения изменений в эти документы в ходе совещания. Эффективность телефонного совещания можно также повысить если вместо обычного телефонного разговора провести видеообсуждение или видеоконференцию. Сотрудники могут принимать участие в таких мультимедийных совещаниях прямо со своих рабочих мест, а в случае необходимости нужного сотрудника можно подключить к совещанию где бы он ни находился - система сама отыщет его, последовательно дозваниваясь на заданные телефонные номера (например, номер настольного телефона, служебного беспроводного телефона сотрудника или номер его мобильного телефона). Новые технологии позволяют проводить мультимедийные совещания с участием сотрудников удаленных подразделений, что в свою очередь может позволить еще и существенно снизить затраты на поездки сотрудников. Можно также проводить обучение персонала отделений и филиалов, не отрывая сотрудников от рабочих мест.
Для обеспечения потребностей организации по организации и проведению телефонных, а также мультимедийных, совещаний компания Cisco предлагает систему Cisco MeetingPlace. Cистема MeetingPlace обеспечивает средства для организации и проведения телефонных совещаний, а также обеспечивает возможность совместной работы с документами во время телефонного совещания. При этом обеспечивается возможность записи как телефонных переговоров, так и процесса работы с данными. Cisco MeetingPlace интегрируется с как с традиционными телефонными системами, так и с современными системами IP телефонии и видеотелефонии.
Для построения систем видеоконференций и видеотелефонии используются продукты семейства продуктов Cisco IP/VC.
Интеграция системы Cisco MeetingPlace с системой видео конференций Cisco IP/VC позволяет создавать полностью мультимедийные совещания, сочетающие в себе голосовое общение, передачу видео изображения и обмен данными в рамках одной конференции.
Для успешного разрешения кризисных ситуаций зачастую требуются оперативные и согласованные действия целой группы людей. Система Cisco MeetingPlace обеспечивает целый ряд функций, позволяющих использовать ее как эффективный интрумент для проведения экстренных совещаний и реакции на кризисные ситуации, в том числе:
Один из вариантов внедрения Cisco MeetingPlace - для реализации системы дистанционного обучения, а также проведения семинаров для клиентов и партнеров.
В режиме проведения лекций (lecture style meeting) студенты могут слушать преподавателя и смотреть слайды, диаграммы и иной учебный материал, который отображается в режиме реального времени, используя веб-интерфейс. Студенты могут задавать вопросы, используя текстовый чат или попросить права голоса, чтобы задать свой вопрос устно, в то время как преподаватель имеет возможность конролировать очередь вопросов и предоставлять слово слушателям в удобный для него момент. Сотрудники также могут просмотреть учебный курс в записи.