Телефонные совещания и мультимедийные конференции

Телефонные совещания

Телефонные совещания являются частью повседневной практики для многих организаций. Они успешно применяются реагирования в в кризисных ситуациях и целого ряда других задач. Участниками телефонных совещаний могут быть сотрудники из разных офисов компании, сотрудники, находящиеся в командировке, клиенты или партнеры. Во многих случаях телефонное совещание - единственный доступный способ быстро обсудить возникающие вопросы.

Использование современной системы для организации и проведения телефонных совещаний обеспечивает возможности

• планирования совещаний и оповещения участников о сроках их проведения, а также проведения незапланированных совещаний для решения оперативных вопросов;
• контроля доступа и участия сотрудников в телефонных совещаниях;
• управления ходом совещаний;
• ведения записи переговоров и ряд других возможностей, позволяющих повысить эффективность решения рабочих вопросов с помощью телефонных совещаний.

Мультимедийные совещания - преимущества использования

Совещание пройдет гораздо успешнее, если к телефонному разговору добавить возможность совместного просмотра электронных документов, - проектных материалов, схем, таблиц финансовых показателей, текстовых документов, - и внесения изменений в эти документы в ходе совещания. Эффективность телефонного совещания можно также повысить если вместо обычного телефонного разговора провести видеообсуждение или видеоконференцию. Сотрудники могут принимать участие в таких мультимедийных совещаниях прямо со своих рабочих мест, а в случае необходимости нужного сотрудника можно подключить к совещанию где бы он ни находился - система сама отыщет его, последовательно дозваниваясь на заданные телефонные номера (например, номер настольного телефона, служебного беспроводного телефона сотрудника или номер его мобильного телефона). Новые технологии позволяют проводить мультимедийные совещания с участием сотрудников удаленных подразделений, что в свою очередь может позволить еще и существенно снизить затраты на поездки сотрудников. Можно также проводить обучение персонала отделений и филиалов, не отрывая сотрудников от рабочих мест.

Что предлагает Cisco

Для обеспечения потребностей организации по организации и проведению телефонных, а также мультимедийных, совещаний компания Cisco предлагает систему Cisco MeetingPlace. Cистема MeetingPlace обеспечивает средства для организации и проведения телефонных совещаний, а также обеспечивает возможность совместной работы с документами во время телефонного совещания. При этом обеспечивается возможность записи как телефонных переговоров, так и процесса работы с данными. Cisco MeetingPlace интегрируется с как с традиционными телефонными системами, так и с современными системами IP телефонии и видеотелефонии.

Для построения систем видеоконференций и видеотелефонии используются продукты семейства продуктов Cisco IP/VC.

Интеграция системы Cisco MeetingPlace с системой видео конференций Cisco IP/VC позволяет создавать полностью мультимедийные совещания, сочетающие в себе голосовое общение, передачу видео изображения и обмен данными в рамках одной конференции.

Использование Cisco MeetingPlace для проведения экстренных совещаний и реакции на кризисные ситуации

Для успешного разрешения кризисных ситуаций зачастую требуются оперативные и согласованные действия целой группы людей. Система Cisco MeetingPlace обеспечивает целый ряд функций, позволяющих использовать ее как эффективный интрумент для проведения экстренных совещаний и реакции на кризисные ситуации, в том числе:

• Создание групп абонентов, принимающих участие в определенных типах экстренных совещаний.
• Быстрое подключение необходимых групп людей в конференцию - система инициирует обзвон необходимых групп людей и подключение их в конференцию, обзвон может стартовать автоматически при подключении первого участника кризисного совещания или может быть запущен вручную.
• Возможность поиска участника экстренного совещания - система может дозваниваться до участника, используя список телефонных номеров, заданных в учетной записи этого участника.
• Запись и обновление устного сообщения, оповещающего о состоянии и характере кризисной ситуации и доступного для прослушивания любым участником кризисной группы в любой момент. В частности, это сообщение может быть проиграно каждому участнику в момент, когда он подключается к экстренному телефонному совещанию.
• Возможность размещения электронных документов, доступных любому участнику кризисной группы в любой момент.
• Контроль списка участников и управление ходом экстренного совещания.
• Запись переговоров и использования электронных документов в ходе экстренного совещания.

Использование Cisco MeetingPlace для дистанционного обучения

Один из вариантов внедрения Cisco MeetingPlace - для реализации системы дистанционного обучения, а также проведения семинаров для клиентов и партнеров.

В режиме проведения лекций (lecture style meeting) студенты могут слушать преподавателя и смотреть слайды, диаграммы и иной учебный материал, который отображается в режиме реального времени, используя веб-интерфейс. Студенты могут задавать вопросы, используя текстовый чат или попросить права голоса, чтобы задать свой вопрос устно, в то время как преподаватель имеет возможность конролировать очередь вопросов и предоставлять слово слушателям в удобный для него момент. Сотрудники также могут просмотреть учебный курс в записи.